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论秘书的参谋活动

2010-11-16 08:28       作者:孙宗国 喻锦霞    http://www.zzyjs.com

摘 要:秘书的参谋活动对领导活动有着重要的作用。正确认识这个问题有着重要的现实意义。从提高我国秘书参谋活动的必要性出发,对秘书参谋活动的特点和原则做了说明,并对提高秘书的参谋活动提出了建议。
  关键词:秘书;参谋活动;领导决策;决策效率
  
  秘书的参谋活动,是以秘书部门和秘书人员为主体,以所在管理系统的领导者为对象,以辅助领导正确决策为目标,以秘书事务为中介,以出谋献策为手段,影响领导者决策行为的过程。秘书的参谋活动是客观存在的,既不能否定也不能夸大,正确认识秘书的参谋活动,对辅助领导做出正确的决策和提高秘书的素质有着十分重要的意义。
  
  1 提高我国秘书参谋活动的必要性 
  
  (1)经济全球化要求提高秘书的参谋活动。随着改革开放的深入和中国加入WTO,秘书参与对外事务的工作将愈来愈多,秘书人员应同样起到重要的参谋作用。在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察,引进外资和境外投资,对外合作与外事纠纷的处理等等不再仅限于政府外交和外经部门,而是全国各地区、各政府机构和企业团体都会遇到的工作。秘书部门不仅要操办具体事务,还要根据国家有关法规和国际惯例,参与制订有关预案,准备有关资料,发挥参谋作用。
  (2)服务意识要求提高秘书的参谋活动。随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化,秘书服务的方式和内容也在不断拓展,领导更需要的是秘书的参谋辅助,这就要求秘书树立起正确的服务意识。正确的服务意识要求新时期的秘书不仅要熟悉国家政策方针,掌握国内外经济技术最新方向,了解企业生产、经济管理,而且还要具备较强的运筹谋划能力、综合协调、随机应变和综合分析的能力。这就对秘书的智慧、知识、能力和水平提出了更高的要求,辅助领导做好决策及决策的贯彻落实。因此秘书人员要树立起正确正确的服务意识,创造性的开展工作。
  (3)办公自动化要求提高秘书的参谋活动。随着现代计算机网络进入管理系统系统和办公设备的更新直接影响着秘书参谋方法的变革。社会的进步和科学技术的发展,办公设备发生了翻天覆地的变化,这在信息收集和传递手段方面表现得尤为突出。秘书在参谋中对单一对象的认识将不再是孤立、静止、片面的,我们可以更清晰地了到它与有关的各要素的相互联系,从而将其置于系统之中,这样就能保证参谋活动的科学性。秘书人员只有熟练地掌握了现代办公设备的性能与操作方法,才能最大限度地提高参谋活动的效率。
  
  2 秘书参谋活动的特点
  
  (1)直接性。秘书部门贴近领导,秘书人员与领导接触的机会较多,便于把握参谋需求、正确领会领导决策思路以及更多获取参谋时机,快捷有效地提出参谋意见和建议,取得更好的参谋效果。
  (2)综合性。秘书部门兼具办文办会办事等职能活动,信息来源广,信息量大,掌握的综合情况多,便于全方位多触角地发挥参谋作用,及时、准确、全面、有效地为领导决策提供信息依据。
  (3)制约性。它是从秘书部门的地位来说的,是由秘书部门是领导集体的办公部门的职责决定的。一方面秘书部门的参谋必须是对领导意图要有具体的方案措施;另一方面,它还受到秘书对领导意图的认知程度、文字水平和时间的制约。
  
  3 秘书参谋活动的原则
  
  在现代管理工作中,秘书的参谋对于提高领导工作效率有重要作用。为了有效地发挥参谋作用,秘书人员在参谋活动中必须坚持以下原则:
  (1)“谋”而有“度”。所谓“度”,具体地说就是秘书在参与决策中首先应考虑如何向领导提意见。因为秘书是为领导服务的,因此一定要根据领导的意图提供有价值的信息、资料和建议,切不可不顾领导的意图把自己的意见或观点强加给领导。向领导提建议还要讲究方法和艺术,有时候明明是一条好的建议,但由于秘书在提供时不讲方法和艺术,结果不仅没有收到应有的效果,反而让领导对你产生了反感。实践证明,秘书进言如果“度”掌握得好,正确的建议定会被领导采纳。唐朝的魏征以敢“犯颜直谏”而名垂青史,但他也是十分讲究“度”的,最终许多建议被皇帝采纳。
  (2)“谋”而有备。所谓“备”,就是秘书为领导决策提供参考意见时要掌握充分的资料,要做到有理有据。这些资料来源于调查。调查研究是参谋决策的重要前提,领导就某项工作或问题做出正确决策的依据是秘书部门对实际情况的调查。可以说,没有调查研究就不可能有科学的决策。秘书只有对客观事物进行全面的调查研究,在把握了事物发展的脉络、认识了事物发展过程之后,才能提出有价值的建议,这种建议才能被领导采纳。因此,秘书要当好参谋就一定要做好调查研究。
  (3)“谋”而有理。秘书向领导提出的建议必须有足够的道理。因此,秘书必须坚持理论联系实际。其一,作为一名合格的秘书,党性原则要强,政治品质要好,思想作风要正;其二,要具备一定的政治、哲学、市场经济等基本理论知识和独立的科学思维能力;其三,要具备超前的、活跃的创新意识,要有对事业高度负责的精神。只有这样,才能保证理论与实际的融会贯通,才能拿出有道理的建议。为此,秘书就要扮演好“关起门来当领导”的角色,站在领导角度思考问题,只有这样才能真正在领导决策中发挥好参谋助手作用。
  (4)“谋”而有据。秘书作为领导的参谋和助手,只有深入领会和贯彻领导意图,才能在领导决策中发挥有效的作用。同时,秘书的作用发挥得如何,还直接关系到领导机关和领导人的工作质量、效率及形象。因此,秘书能否做到“谋”而有据至关重要。
  
  4 目前我国存在的对秘书参谋活动的偏见 
  
  (1)否定秘书的参谋活动。有些人认为,秘书的工作不过是收收发发,抄抄写写,接接电话,送客人,什么辅助决策、参谋职能都是杜撰出来的。也有人会以海外秘书只是给企业领导提供事务性服务为理由来否定秘书的参谋活动。这些认识都是错误的。古代的知天通地的“巫”、“史” 进行占卜活动,征询天意,实际上是为统治者出谋划策。社会发展到今天,一个领导者遇到的情况更为复杂,更加需要别人的参谋辅助,以保证决策的正确性、科学性。企业秘书部门及秘书人员的参谋活动,除了为领导决策献计献策外,还更多地表现在日常工作中的建议和意见,草拟文稿、处理信息、提供办会的建议和方案等等,都是一种参谋活动。
  (2)夸大秘书的参谋活动。也有些人认为秘书参谋活动等同于国外的“思想库”、“知囊团”,把秘书个人活动比之为领导的高参。但秘书的参谋活动与广义的参与决策或出谋划策性质的参谋活动是有区别的,它是一种有限的出谋献策性的参谋活动。秘书的参谋活动不具有独立性,秘书的参谋活动从属于领导者的工作思路和领导的职能范围,秘书参谋活动是从领导主观上的意图出发,力求符合客观实际的思维活动。秘书只有在领导的职能范围内提出的参谋建议,才具有针对性和实际参考价值。
  给秘书的参谋活动以一个正确的定位,目的是全面认识和充分发挥秘书在管理中的作用。领导需要秘书为其直接服务,社会也需要稳定的职业秘书人员。秘书人员认识不到这一点,会给领导决策带来干扰,影响领导决策的正确性和科性。
  
  5 提高秘书参谋活动的建议
  
  为了避免秘书参谋活动的盲目性、被动性,为领导决策及其实施提供有效而必要的辅助,充分发挥秘书的参谋作用,秘书人员必须坚持如下措施:

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