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对高校新生档案双套制管理的思考

2010-11-16 08:44       作者:高平茹    http://www.zzyjs.com

目前,全国高校招生普遍采取网上远程录取,这种以计算机及网络技术为支撑、以电子档案信息流转为基础的技术密集型招生管理模式,降低了招生成本,提高了招生效率,最大限度地限制了暗箱操作行为。

一、高校新生档案管理的现状

1、新生纸质档案寄发途径多样,收集难度大。传统录取模式中,考生没有纸质档案就不可能被录取。一般在录取结束时,纸质档案统一由招生老师在招生点领取后随身带回或寄回学校,保证了全部考生档案的齐全性,便于学校对考生进行复查,利于班主任或辅导员提前熟悉学生。电子档案出现后,全国各省(市、自治区)对纸质档案的要求有所不同。有些省份考生只有电子档案,不提供纸质档案;有些省份在考生录取后由当地招办或学校直接把纸质档案寄往学校。

2、新生纸质档案收集时间过长,整理难度大。实行计算机网络录取后,考生所在学校或生源地招办对纸质档案的邮寄时间不一致,从录取结束一直持续到第二学期都可能有学生档案寄来。有的省份不主动寄出考生的纸质档案,需高校去函后才寄发或学生凭学校证明索取时才提供。这使得学生的纸质档案一时很难收集齐全,人为延长了档案的收集时间,增大了整理难度。

3、考生电子档案管理工作不规范,利用率低。考生电子档案主要包括报名信息、成绩与志愿、体检信息、报名表、体检表和附加表等,是一种数字化的信息记录,是高校录取新生的主要依据。但在招生结束后,多数高校对招生过程中具有保存价值或永久保存价值的考生电子档案没有进行规范归档,没有充分利用电子档案补齐新生纸质档案的缺失,没有充分利用电子档案的优越性为教学管理和学生管理服务,没有充分利用电子档案开拓招生生源和招生范围,没有充分发挥电子档案的经济和社会价值,电子档案的利用率十分低下。

二、高校新生档案实行双套制管理的必要性

高校新生档案双套制有没有存在的必要,关键要看考生电子档案和纸质档案是否完全相同,能否相互取代。如果两套档案从内容到载体形式完全相同,双套制则是完全重复保存制,显然是不必要的。如果两套档案存在某方面的差异,那双套制就不是重复保存制,该不该实行双套制就要做具体分析了。高校新生的电子档案和纸质档案在内容、载体、功能和法效方面有较大差异。   1、内容方面。纸质档案由考生报考登记表、体检表、志愿表、中学学籍材料和统考成绩单等组成,考生的成长过程清晰,内容翔实;而电子档案包括考生的报名信息、体检信息、志愿信息和高考成绩等内容,是对纸质档案信息的浓缩和数字化。

2、载体方面。纸质档案的信息与载体是一个整体,只要保证载体安全,信息的可识读性就不成问题,其归档形式是一种实体归档。电子档案是一种数字化的信息记录,存储于磁盘或光盘,离开计算机及相应的软件,电子文件就无法识别和传递,信息记录的存放位置不固定,可从磁盘的一个位置移动到另一位置,也可通过网络从一个载体传输到另一个或多个载体,也就是说电子档案的载体不固定,其归档的实质是逻辑归档。

3、功能方面。纸质档案是大学生人事档案的一部分,其功用表现在,学校可通过纸质材料上的照片、个人信息、笔迹等对身份有疑问的学生进行验证;学生管理部门和班主任、辅导员、指导教师可通过阅读学生纸质档案材料如学生填写的登记表、个人自传、自我评定、家庭状况等材料,详细了解学生情况,发现其长处与不足,加以正确引导、帮助。在学生毕业就业时,缺失纸质档案材料将直接影响学生的就业,尤其是部队征兵、国家行政单位公务员选拔等要求必须有详细的纸质档案。

三、高校新生档案双套制管理的办法

1、对招生过程中具有保存价值的考生电子档案进行归档。科学、规范、健全的考生电子档案是招生工作的基础,是国家公正、合理选拔人才的重要依据,对考生的录取起着至关重要的作用。因此,在工作中必须加强管理,着重做好信息管理制度与设备管理制度的建设和落实。

2、新生报到入学后及时收齐学生的纸质档案。目前考生的纸质档案从中学传递到相关高校的形式主要有两种。一是考生所在中学将纸质档案上交县市招办,县市招办整理后集中到省招办,由省招办按考生的录取院校,委托邮局集中邮寄到相关高校。这种办法耗费大量的人力、物力、财力,传递环节多,随着高校招生规模的扩大,不合理性日益增长。二是要对考生加强宣传教育,提高安全保密意识。因此,高校应在新生入校后及时收集新生的纸质档案,没有到位的要及时催交,对于生源地没有提供纸质档案的学生,学校只有利用招生录取时保存下来的电子档案打印学生高考的基本情况,并加盖学校招办公章作为学生的纸质档案。

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