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服务主导型数字档案馆模式研究

2010-11-16 08:44       作者:彭忱    http://www.zzyjs.com

服务主导型数字档案馆以各类型资源库的整合和系统服务为目标,结合各种先进的服务手段,如个性化服务、自动定制等,并采用各种电子商务手段,如用户认证、付费管理等,突出深层次的信息服务。

一、服务主导型数字档案馆的资源建设

服务主导型数字档案馆建设的最终目的,是为了使档案馆对档案信息的管理和利用能够更大限度地发挥作用。因此,服务主导型数字档案馆的资源建设是一个不容忽视的重要问题。

1、做好纸质馆藏档案的数字化

对馆藏档案的数字化主要是建立各类型数据库,建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。档案馆应根据自身的馆藏特色、地域特色、技术力量、经费条件有选择、有计划地进行。一般,首先是对馆藏档案目录进行数字化,这是档案馆信息资源建设最基础的工作,可根据档案馆的基本情况,通过规范化的档案著录标引,科学选定档案目录数据库结构,建立以原始档案保存状态为编目单位的数字化馆藏档案基本目录数据库;其次是建立专题数据库,在建库之前须对馆藏体系进行认真研究,确定本馆的特色档案,并根据档案馆自身的工作内容和发展方向,选择特色档案进行数字化,全面深入地揭示某一系列的专题档案内容,建立档案专题数据库;三是建立全文数据库,把珍藏的各类型档案原件及珍贵的实物档案,通过电子扫描或数码相机摄录的方式,将档案原件转换成数字图像,存储到计算机中成为图像文件,在电脑上利用各种图像处理软件,对图像进行各种技术处理,并为其编制目录索引,也可采用专业数字化工具,对扫描成图像的文字进行文字识别,便于用户进行进一步的编辑处理,形成用户自身的知识创新特色数据库。

2、加强电子文件的收集和积累工作

电子文件是目前以及未来馆藏数字档案最主要的来源。档案馆进行数字信息资源建设的一项重要内容就是对电子文件的收集和积累。首先,建立健全电子文件归档制度,电子文件收集归档工作是档案资源信息化建设的基础,档案馆应建立并严格执行电子文件归档制度,明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法,确保电子文件的归档率;其次,建立高效、集成的电子文件数据收集交换系统,为归档人员进行实时在线归档提供技术支持。另外,为保证进馆电子文件质量,档案工作者要严格要求各立档部门按统一的文档著录标引规则著录,按统一格式编目整理,便于实现电子文件进馆后的数据迁移、数据处理与共享。

3、重视对网络信息的开发、组织与利用

服务主导型数字档案馆必须依附于网络而存在,为充分利用网络优势开发利用档案信息资源,一方面档案馆应建立门户网站,把数字化档案信息置于网络服务器中,在网上进行信息发布,实现对外利用,目前我国经济文化发达地区的档案馆在网上都建立了网站,开设了网页,利用网络提供信息服务;另一方面,为弥补现有数字档案信息资源不足,档案馆可利用网络信息资源,扩大信息收集范围,从其他网络中获取相关的信息,创建虚拟数据库,以便引导用户快速查找到所需的信息。

二、服务主导型数字档案馆的信息服务模式

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