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撤并单位档案的接收

2010-11-16 08:44       作者:秦立丽    http://www.zzyjs.com

随着我国经济体制改革全面而深入的推进,机构改革、国有企业重组、破产,形成大量未到接收期限的档案。以北京市平谷区档案馆为例,在馆藏126个区全宗档案中,就有35个撤并单位档案,占馆藏全宗的27.8%。这些档案,蕴藏了丰富和珍贵的价值,具有不可估量和无法替代的作用,如果接收工作做得不好,造成档案的散失、损毁,就会带来不良的后果。为此,档案部门必须搞好这部分档案的接收。结合平谷区档案馆几年来的接收实践,笔者认为应抓好以下几方面工作。

一、提前介入,变被动为主动

档案馆对机关撤并、企业破产的信息,一般只能从官方文件的渠道获得。特别是破产企业,虽然《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第六条第四款规定:“资产与产权变动的国有企业,按隶属关系及时报告企业主管部门和当地档案行政管理部门,申请档案处置事宜。”可在实际工作中,有些资产与产权变动的国有企业并没有及时向档案局提出申请,只是在一切事情都处理完毕后,才向档案局询问档案应如何处置。这就导致档案部门不能在第一时间介入、指导、监督其档案处置工作。对此,结合平谷区档案馆实际工作经验,笔者认为可以从以下几方面入手。

(一)建立制约机制,依法行使档案管理部门监督职能

档案部门积极与负责机构改革的主管部门或企业主管部门协调,向他们反映情况,提出档案的重要性,确保档案移交工作纳入改革方案,必须把档案人员列入清算小组,对撤并机构或破产企业的档案进行清理并建立移交的程序和标准,确保进馆档案的完整、规范,保证进馆档案的质量。如果没有行之有效的制约机制,在机构撤并或企业破产、重组过程中,由于工作头绪很多,档案管理很难进入领导视野,档案往往处于失控状态,极易发生损毁、丢失。例如,平谷区化肥厂在企业破产倒闭后,档案无人管理,若干年后,因有人查阅档案,才与档案馆联系,想把档案交到档案馆。档案馆接收人员发现这部分档案有的已经发霉、有的被虫咬鼠嗑,损毁现象严重。如果依法建立了制约机制,充分发挥档案局执法监督作用,把撤并单位档案接收纳人依法治档的轨道,就能保证这部分档案的齐全完整。

(二)主动与撤并单位联系,变被动为主动

在有关提前介入制度没有建立的情况下,不坐等撤并单位找上门来,一旦得到消息后,就要引起足够重视,马上与该单位进行联系,把工作做在前头,将指导的全部力量投入到此,避免因监督、指导不到位致使档案丢失、毁坏事情的发生。例如:平谷区档案局指导科的工作人员从区卫生局档案员口中得知平谷区第二医院要撤并的消息后,马上到平谷区第二医院监督指导档案业务工作,及时收集整理零散文件,按标准要求进行立卷归档,并会同管理科对案卷的数量和质量进行了检查,为顺利接收进馆打下了良好的基础。又例如,为保证平谷区国有企业档案齐全完整,平谷区档案局对全区国有企业进行一次摸底调查,对区国有企业在资产与产权变动中档案的处置情况做到了如指掌,视不同情况,进行分类指导。这样一旦企业破产或重组,就避免了档案的散失。

(三)对撤并单位加强档案宣传,引起领导重视

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