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高等院校档案的网络化管理

2010-11-16 08:43       作者:王丽丽    http://www.zzyjs.com

近几年来,随着我国高等教育事业的迅猛发展,高校档案管理的网络化随着计算机技术、网络技术的不断发展和普及,将逐渐在高校档案管理中实行,传统的档案管理模式与手段已无法适应现实情况的需要。实现高校档案网络化管理既是科技发展的必然,也是时代对高校档案管理工作的新要求。①

一、目前高等院校档案管理现状分析

1、原来的档案管理模式已落后

随着高校的办学规模迅速扩大,专业设置、科研项目、教育经费、设备设施、师资队伍、学生数量等都在迅速增多,档案工作的工作量和难度都迅速增加了。以前,高校档案馆馆藏主要以纸质档案资料为主。在网络时代,高校档案馆的技术从手工操作转向计算机操作。网络时代的信息服务是依靠计算机和通信网络来传递的,同传统的信息服务相比,其传递方式大大加快,信息资源必须转换成机器可读形式和通过数据通讯网络来实现存取。随着文档一体化的发展和计算机网络信息资源的出现,高校档案馆的馆藏发生了重大变化。即档案馆的馆藏不仅指现实馆藏还包括虚拟馆藏;档案馆的发展不再以馆藏量大、纸质档案多为目标,而是以更多地提高各种电子媒体获取档案信息的速度和为社会提供更为便捷的服务为目标。因此,随着数字化和网络技术的发展,档案馆必须具备和采用与之相适应的现代技术设施,向实现档案馆信息服务网络化转变。同时,档案馆必须具备提供准确快捷信息服务的能力,其服务模式以用户为中心,用户服务目标转向培养树立新的资源观。目前档案信息量成倍增加,档案管理的工作量与原有的工作机构发生了尖锐矛盾,如果靠工作人员的超负荷运转,结果只能造成降低档案质量、工作拖延的局面。在这种情况下,实现档案管理的信息管理从被动向主动服务转变,采用网络技术新模式成为必然。

2、档案信息内容与应用多元化

我国取消计划分配以后,毕业生开始走向市场择业,就业的不确定性增大,人员流动速度加快,还有的参加考研、出国、留学、在职函授等形式多样的继续教育,这些新情况使高校学生档案管理面临许多新问题。另外,随着地方民办高校的迅速发展,导致高校毕业生的专业、学历、层次不一样,同时人才培养方式也呈现多种形式,如统招、自费、委培、成教、挂职代培、函授、双学历进修、技术培训等,使学生档案管理的内容变得十分复杂。第三,由于社会环境的逐渐宽松,学生自主权的释放,加上单亲子女增多和学生婚恋的限制取消,学生在校的经历变得复杂化,出现了原来不允许的婚恋关系,以及赌博、吸毒等违法乱纪现象,给学生档案管理带来了新的课题。第四,社会就业供需矛盾的变化,要求高校主动向社会展示高校人才培养和科研方面的大量信息,向社会推荐自己学校培养的人才,这也要求高校创新档案管理。第五,高校的任职人员受市场各方面的影响下,其流动性越来越高。高校必须认真对待这些现象,如不提升档案管理工作的水平,高等院校档案管理工作不仅上不了新台阶,没能力开发更高层次、更广泛的档案信息,而且势必影响档案服务于教学、科研等各项工作的质量,造成档案工作制约学校发展的局面。

二、切实加强档案网络化管理的措施

在高等院校档案管理部门制定档案网络化管理的规划时,既要实事求是,循序渐进,又要考虑到现有的人力、财力情况。无论在计算机软件与硬件设备的购置,还是在人员配备、场馆设施安排等方面,都要使计算机网络系统不仅能满足目前网络化初始阶段的要求,也要为今后高质量、高要求的学生档案网络化管理打下必要的基础。

1、解放思想,更新观念,制定管理制度

实行网络化管理,广泛运用计算机和网络技术,给高校档案工作提出了更新、更高的要求,高校档案界必须解放思想,更新观念,树立并强化与知识经济相适应的思想观念和意识形态②。一是要树立资源共享意识。为解决档案信息资源的分散性和利用者对档案信息需求的综合性矛盾,高校的档案管理工作必须树立为整个社会服务的意识和分工协作、资源共享的新观念。为满足各个行业、各种层次的刊用需求,要提倡和鼓励档案系统内外部之间的相互信息交流与合作,逐步做到在信息资源服务整体化。二是强化服务意识,制定管理制度。高校档案管理工作是一项保管和提供档案为社会服务的工作,高校如果能够紧紧围绕着为学校发展和学生成长服务,为社会服务这一主题来开展工作,同时建立健全档案管理制度,明确岗位责任,确定专人负责、明确到位的档案管理制度。

2、运用新技术处理电子文件归档与泄密问题

电子文件日益增加,电子文件与纸质文件的归档问题已不容忽视。《电子公文量档管理暂行办法》第七 条中规定:“具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档”。为防止电子文件的失真,清除安全隐患,如非法增加、删除、修改等,电子文件与纸质文件应按时归档,对重要文件要及时打印。电子文件寿命的短暂性及对环境的依赖性决定其不能轻易取代纸质文件。重要的电子文件需要同时量档保存纸质备份。同时,应注意网络化后电子文件的保密问题。传统的纸质文件在固定的阅览用户被提供利用,专人负责接待,更宜于做到保密。电子文件因空间和技术范畴,则不宜做到保密。当电子文件在网上运行时,档案的内容易被第三者了解,第三者可在短时间内查到。为此,高校档案在网上运行时易泄密。这要求我们加强对信息防范技术增加投入,不断完善技术保障。

3、培养档案业务和计算机管理专用人才

高校档案管理工作者除了有强烈的事业心和历史责任感外,还要不断进行理论和实践探索,要成为既懂档案业务,又懂现代化科技知识的新型档案管理人员。要彻底改革学生档案工作的程序,敢冒风险,推陈出新,加速学生档案实现网络化管理的进程以适应高校发展的需要。

注 释:

[1] 陶红宇:《计算机网络技术与档案管理》,《湘潭师范学院学报(社会科学版)》,2005年第三期。

[2]邓绍兴、陈智为:《档案管理学》,中国人民大学出版社,2001年版。

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